Word文書にExcelファイルから差込印刷する方法

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新型コロナウィルス問題で夜中まで残業していたという話
詳しく聞くと、取引先に納品できない詫び状を1商品づつ商品名を変えて文書を作製して夜中までかかってしまったとのこと。
差込印刷でサッと済ませて定時で帰りましょう!

Word文書に差し込む商品の一覧をExcelでつくる

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例として商品番号と欠品商品の一覧をExcelファイルで作成しました。

実際の仕事の場面では一覧表がExcelファイルで出来上がっているはずです。

全商品に共通する詫び状文書をWordでつくる

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Wordで全商品に共通する文章を作成しました。

実際の仕事ではもっと丁寧な内容で書くでしょうが、1つ文書を作成するだけで全商品に使えます。

Word文書にExcelファイルからデータを差し込んで印刷する

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「差し込み文書」タブを選択します。

「差し込み印刷の開始」を選び、ここでは「レター(L)」を選びます。

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「宛名の選択」を選び、「既存のリストを使用(E)」を選びます。

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商品番号と商品名が一覧で入力されたExcelファイルを選択して開きます。

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データが入力されているSheetを選択して「OK」が選択されていることを確認して「enter」キーを押します。

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「アドレス帳の編集」を選びます。

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不要なデータがあれば「レ」チェックをはずします。(Excelファイルで必要なデータだけをSheetに入力する方が便利)

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データを挿入する位置にカーソルを合わせて「差し込みフィールドの挿入」を選択し、フィールドから項目を選択し「挿入(I)」が選択されていることを確認して「enter」キーを押します。

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挿入されたことが確認できます。

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必要な他の項目も同じように挿入します。

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必要な項目が挿入されました。

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「結果のプレビュー」を選択して右隣の◁▷をクリックすると挿入結果を確認して見ることができます。

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プリンターを指定して印刷します。

【編集後記】

たとえ残業代が払われるからといって無駄な仕事でつかれてしまってはもったいないです。
残業せずに早く帰ってゆっくりと休みましょう。

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小倉健二(労働者のための社労士・労働者側の社労士)Office新宿(東京都)

小倉健二(おぐらけんじ) 労働者のための社労士・労働者側の社労士 労働相談、労働局・労働委員会でのあっせん代理 労災保険給付・障害年金の相談、請求代理 <直接お会いしての相談は現在受付中止> ・mail・zoomオンライン対面での相談をお受けしています。 ・30分無料zoomオンライン相談(期間限定)「相談・依頼の申込み」フォームから受付中。 1965年生まれ55歳。連れ合い(妻)と子ども2人。 労働者の立場で労働問題に関わって30年。 2005年(平成17年)12月から社会保険労務士(社労士)として活動開始。 2007年(平成19年)4月1日特定社会保険労務士付記。 2011年(平成24年)1月30日行政書士試験合格
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