【Excel】データの入力規則でリストを使用する方法

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相手にExcelを入力してもらう場合や共有のファイルで作業する場合、入力する文字を選択肢から選んでほしい…というときがあると思います。

そのときは、セルに入力するデータをあらかじめ設定で決めることができます。

今回は、データの入力規則によるリストの使い方を紹介します。

データの入力規則で使うリストとは

セルにデータの入力規則の機能をつけると、下の写真のExcelの「雇用形態」のようにプルダウンから入力する文字を選ぶことができます。

データの入力規則で設定した文字以外を入力すると、下の写真のようにエラーメッセージが表示されます。

プルダウンの中の文字しか選べないようにできます。

データの入力規則の使い方①

データの入力規則のページの中を設定する文字を入力する方法です。設定する文字が少ない場合におすすめです。

(1)データの入力規則をかけたいセルを選びます。

※今回は「雇用形態」を選びます。

(2)「データ」の「データの入力規則」を選びます。

(3)入力値の種類を「リスト」にし、「元の値」に選択する文字を入れます。

注意:元の値で選択する文字を入力するときは、文字と文字の間は半角ピリオドで結びます。

(4)これでセルに入力規則がかかります。

データの入力規則の使い方②

Excelのシート上に選択肢の文字を入力し、データの入力規則でその文字を選ぶ方法です。規則をかける文字が多い場合におすすめです。

(1)規則をかける文字を入力します。

(2)データ入力規則をかけたいセルを選びます。

※今回は「雇用形態」を選びます。

(3)「データ」の「データの入力規則」を選びます。

(4)入力値の種類を「リスト」にし、「元の値」にカーソルを合わせたあと、(1)で入力したセルを選びます。

(5)これでセルに入力規則がかかります。

いかがでしょうか。

プルダウンで選ぶ文字(規則で設定する文字)の多さによって種類①②を使い分けてもいいですし、ご自身の好みにあった方法で使ってみてください。

【編集後記】

昨年はゴールデンウイークのころから真夏の暑さで梅雨はなかった(と思う)。

今年は梅雨らしい気候ではないが雨が降るし、気温も高くはない。

先週は途中で曇ってきたものの梅雨の合間に久しぶりに多摩湖までポタリング(自転車散歩)にでかけられたが、今週は予定のない日に晴れにめぐまれるか。少し期待しています。

多摩湖自転車歩行者道(小平駅の近く)

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小倉健二(労働者のための社労士・労働者側の社労士)Office新宿(東京都)

小倉健二(おぐらけんじ) 労働者のための社労士・労働者側の社労士 労働相談、労働局・労働委員会でのあっせん代理 労災保険給付・障害年金の相談、請求代理 相談・依頼ともに労働者の方に限らせていただいています。  <直接お会いしての相談は現在受付中止> ・mail・zoomオンライン対面での相談をお受けしています。 ・30分無料zoomオンライン相談「相談・依頼の申込み」フォームから受付中。 1965年生まれ57歳。連れ合い(妻)と子ども2人。  労働者の立場で労働問題に関わって30年。  2005年(平成17年)12月から社会保険労務士(社労士)として活動開始。 2007年(平成19年)4月1日特定社会保険労務士付記。 2011年(平成24年)1月30日行政書士試験合格  
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