Post-it 付箋・資料でふくらんだ手帳を捨て、iPhoneアプリに移行。気持ちもスッキリ!

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今年2018年1月から紙の手帳を使うのをやめました。

記事はこちらです。

「1つに集約。JETSTREAM4&1と消しゴムの2つからFRIXION BALL4 1つだけへ」

手帳についてはアナログ派を自認していた私でしたので、
紙の手帳をやめてiPhoneアプリに変えるのはとても不安でした。

ところが、使ってみると紙の手帳よりも便利で、今では紙の手帳は全く使っていません。

紙の手帳で私が行なっていたことは3つでした。

    • スケジュール管理
    • アイデア管理
    • タスク管理(繰り返すルーチン管理も含めて)

この3つともiPhoneアプリへ問題なく移行できました。

意外にあっさりと移行できて驚いたほどでした。

そして、手帳を紙からiPhoneアプリへと変更するときに、
資料もできるだけ紙を使わないことにしました。

紙を印刷したりコピーするときに、貴重な木を無駄にしているなーと感じていたからです。

仕方ないと思いながらも、印刷したりコピーするたびに、少しづつ罪悪感というかイヤな気持ちがあります。

それで、やりながら工夫していくことにしました。

コピーをとったり印刷している同じ複合機にスキャン機能がありますし、印刷先としてPDFファイルを指定すれば紙ではなくデータで保存できますので。

紙の手帳からiPhoneアプリへと移行して半年過ぎました。

快適に過ごせています!

紙の手帳からiPhoneアプリへと移行したいが、
うまく使えるか不安だし移行するのは面倒だ、

という方の参考になればと思い、紹介します。

紙の手帳から、iPhoneアプリ『Jカレンダー』へ移行

『Jカレンダー』です。見た感じ、ごく普通の手帳アプリです。

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紙の手帳には、地図の入った会議の案内など紙をはさんでいませんでしょうか。

電車やバスの移動時間もはさんでおくのも便利です。

この『Jカレンダー』は、カメラで写真を撮ってあるいはカメラロールにある写真を予定の日に添付することができるアプリです!

手帳アプリなのでありそうな機能ですが、
いろいろ探してやっと見つかったのが『Jカレンダー』です。

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サンプルとして、この日は新宿のビアガーデンに行く予定としてみました。

    • ビアガーデンの地図の写真(地図アプリからスクリーンショット)
    • 東京から新宿へ移動するYAHOO!JAPAN乗換案内のスクリーンショット

2つの写真がこの日に添付されています。

写真をタップすると、それぞれの写真が開きます。

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Post-it(ポストイット)でのタスク管理・アイデアメモから、『Things3』と『EverNote』へ移行

Things3 Mac版 6,000円
Things3 iOS版 1,200円

他にも使いやすそうなアプリがいろいろありましたが、

月々や年間で利用料金があって契約も自動更新などはいやでしたので、
一度支払えば利用し続けられるアプリを選びました。

私は事務所以外ではMac(MacBook Air)を使用していますので、
クラウドでMacとiPhoneで同期して利用できるメリットも選んだ理由です。

繰り返しのルーチンや手帳にメモしてあったたくさんのタスクを全部移行するには、最初はMacで一気に入力するのが便利です。

入力し終わったら、日々の追加などの作業はiPhoneだけですので、Mac版はなくても大丈夫かもしれません。

私は、Things3はiPhoneでのみルーチン業務とタスク管理をしています。

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「いつでも」を開いた状態で私は使用しています。

「いつでも」では、今日のタスクと一緒に特定の日付が決められていないタスクが表示されます。

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実際のタスクを載せることはできませんので、イメージが伝わるようにApp Storeから写真を入れてみました。

Things3でのタスク管理がイメージできましたでしょうか。

紙の手帳では、Post-it 付箋によるタスク管理が便利でしたが、
付箋が剥がれる(剥がれそう)のを気にするストレスがありました。

繰り返すルーチンは、Post-it 付箋を該当する日がある週のページへと移動して貼り付けますが、何度も繰り返すうちに粘着が悪くなります。

ほんの少しですが、はがれ落ちないか気になりますしストレスになります。

Post-it 付箋を全く使わなくなって、気持ちがスッキリと軽くなりました。

Post-it 付箋はタスク管理だけでなく、アイデアメモにも便利です。

思いついたことをすべて付箋に書き出して、並び替えたりグルーピングして、企画書の骨子にするのは便利です。

Post-it 付箋によるは改良を積み重ねて長年利用してきましたが、EverNoteへ完全移行しました。

付箋を貼り付けた手帳は膨らんでいるのが嫌でしたし、手帳に収まらない付箋は別のノートで管理するなど、いつでもどこでも持ち歩くことは難しいです。

思いついたことやアイデアは、EverNoteに一元化しておけばPCでもiPhoneでも見ることができます。

膨大な量でもEverNoteにデータが入っていれば検索して探し出せる!という安心感があります。

EverNoteについて紹介した記事はこちらです。

「OfficeLensでEverNoteに。気になった記事を簡単にスクラップ。EverNoteをはじめよう!気になったことを何でも保存」

紙を使うのを減らしたら気持ちもスッキリします!

紙の手帳とPost-it(紙の付箋)をやめて、iPhoneアプリ『Jカレンダー』と『Things3 』『EverNote』へ移行し、

そして紙の資料をPDFへと移行して困ることは何も起きませんでした。

表の紙資料についてはExcelファイルをmailで送付してもらうようにお願いして、なるべくデータで保存できるようにしています。

mailのやりとりのあとに電話で確認した内容は、mailソフトをキャプチャーして印刷した紙に年月日時刻と電話でのやりとりの内容をメモして後々のトラブル防止のために紙を保存していましたが、

mailソフトをキャプチャーしてExcelファイルに貼り付けて画像の横にメモをしてファイルを保存するようにしました。

後々のトラブル防止のためですので、ほとんど必要になる場面はありませんでした。

(それでもやはり相手の方の勘違いを解くために、年月日時刻とメモの内容を伝えることはあります)

紙の資料を保存する手間とスペースが減ったことで、気持ちがスッキリしました。

コード管理できる資料はチェックデジットを利用してユニークなコードとなる数字でファイル名をつけるようにして重複しないように資料をデータとして保存するようにしました。

コード管理できない資料についてもファイル名を規則化して、あとから検索できるように工夫しています。

膨大な紙の資料をめくるのは、めくる音も手の動きも気持ちを慌てさせるものですので、気がつかなくてもストレスになっています。

紙自体が減って、データを検索することへと代替えすると、落ち着いた気持ちで資料を探せます(データ検索できる)ので、ストレスが減ります。

そして、紙をコピーしファイルして保存して紙の資料がどんどん増えていくということがなくなったら、結果的に気持ちがとてもスッキリしました!

想定していなかった副次的な効果です。

貴重な紙を使って木々を伐採することを進める生き方を少しでもやめることができるのは、嫌なことを少しでも減らすことですので、気持ちも楽になります。

紙の手帳そして膨大な紙の資料の保管・検索にはウンザリだけど、iPhoneの手帳アプリや資料のPDF保存への切り替えへ踏み出すのも不安だという方も、是非チャレンジしていただけたらと思います。

【編集後記】

それでも、紙の手帳からiPhoneアプリ(Androidの方はAndroidアプリ)へ移行するのが不安、紙の資料からPDFファイルへと移行するのが不安、という方は、並行稼働してみてはいかがでしょうか。

両方やるのは面倒だ、資料とデータを同じ状態にする更新が手間だ、と思えるようになればしめたものです。

その時に、移行してみると、当然ですが一気に楽になります。

さまざまな工夫を積み重ねてきた紙の手帳派30年から今年2018年からiPhoneアプリ手帳とEverNoteとタスク管理Things3とPDFファイルへと快適に移行しましたので、ご参考にしていただければ。

今日の1日1新:FAMIMA CAFE  ストロベリー&ゼリー フラッペ

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小倉 健二 ( 特定社会保険労務士 )東京都 ※相談は新宿近辺にて

小倉健二(おぐらけんじ) 1965年生まれ53歳。連れ合い(妻)と子ども2人。 労働者の立場で労働問題に関わって30年。 2005年(平成17年)12月から社会保険労務士(社労士)として活動開始。 2007年(平成19年)4月1日特定社会保険労務士付記。 2011年(平成24年)1月30日行政書士試験合格
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