一瞬で定型文章入力。単語登録ではできない複数行の文章も登録❗️WindowsならPhraseExpress。

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よく使う言葉・定型の挨拶などを繰り返し入力する作業は時間と手間の無駄。単語登録だけでは使い勝手が悪い

mailをはじめ文章を作成するときに、よく使う言葉や定型の挨拶など繰り返し入力する作業があります。

キーを見ずに入力できるように練習すれば入力自体が早くなりますが、繰り返し同じことを入力するのは時間と手間の無駄です。

Excelで繰り返し行なう作業をマクロを作成して実行するように、スニペットツールで文章入力作業も自動化することができます。

Macでは、12月に受講したセミナーで講師にインストールしてもらったDashを使用しています。

事務所ではWindowsPCを使っています。先日事務所のPCにPhraseExpressをインストールしました。

事務所でやりとりしているmailは、定型の照会・回答の業務が多いので

mailソフトのひな形(定型文書フォーム)
ATOKのお気に入り文書ボックス

を利用して、短時間でmail文書作成をするように工夫してきました。

ATOKお気に入り文書を利用する前は、ATOKへの単語登録を利用していました。

単語登録を利用すると便利です。

便利ですが、改行を含めた複数行での文章登録ができません。
通常の入力作業をしていて変換候補を選んでいるときに誤って、登録した長文が文章の中に出てしまうのも面倒です。

対象単語(文章)を呼び出すのに、何度も変換(スペース)キーを叩き続けるのもストレスです。

ATOK“お気に入り文書”は、単語登録と異なり、改行した複数行の文章を登録できて便利に利用しています。
しかし、使いづらい点もあります。

(1)お気に入り文書の登録が増えるとカーソルを移動して選択するのが煩わしい。
(2)文書が呼び出されたあとのカーソル位置が指定できないので、長い文章だと目的の位置までカーソルを移動し直すのが面倒。

複数行の文章を呼び出してカーソルを指定の位置に自動的に移動する方法があると便利です。

PhraseExpressでカーソル位置指定マクロ「{#cursor}」でできます。
このカーソル位置指定マクロを利用することで、これまで、単語登録ではできず、ATOKのお気に入り文書ボックスでも億劫だった、mailの定型文の作成作業の不満が解消できました。

スニペットツール。はじめて利用する方は3つの便利だけでも価値がある

(1)変換候補を選ぶ(スペースキーを押し続ける)作業がいらない。1作業で目的の文章が出ます。

(2)改行を含めた複数行で文章が出ます。

(3)文章を出したあとのカーソル位置を指定できます。

この“3つの便利”だけでも、スニペットツールを利用してみる価値があります❗

PhraseExpress。スニペットツールを利用したことがない方が“3つの便利”利用する簡単な方法

PhraseExpressは高度な利用ができる機能がさまざまありますが、英語のアプリですし、はじめて利用する方にはわかりづらいように思われます。

ダウンロード

P1

http://www.phraseexpress.com

左上のWindowsをクリックします。

P2

Downloadします。

インポート

P3

Downloadしたファイル「PhraseExpressSetyp.exe」を実行してインストールします。

P4

P5

インストールが完了して、白い吹き出しに❗のマークのアイコンがタスクバーに表示されました。

3つの便利な利用方法

P9

タスクバーのPhraseExpressのアイコン(白い吹き出しに❗のマーク)を右クリックして「Edit Phrase」をクリックします。

P7

「CTRL」キーと「N」キーを同時に押すか、左上の NewPhraseをクリックします。

P8

「Description」には、登録する文章がわかりやすい説明を短く入力します。

「Description」には「Autotext」に入力するキーを先頭に入力すると便利です。

「ALT」キーと空白(Space)キーを同時に押すとPhrase contentに登録したDescription一覧が表示されますので覚えていない「Autotext」のキーを見出しのように見ることができます。

「Phrase content」には、登録して呼び出したい文章を入力します。改行して複数行にわたる文章を登録できます。

「Autotext」には、登録した文章を呼び出すキーを入力します。

例として「!i」を入力しました。

例として「!i」でAutotextに登録しましたので、キーボードの「!」を押し、続けて「i」を押すと、登録した文章が一瞬で呼び出されて出力されます。

MicrosoftOfficeIMEやATOKなど日本語入力システムはオンの状態でもオフの状態でも大丈夫です。

「Phrase content」に登録する文章に「{#cursor}」と書くと、文章を呼び出した後で「{#cursor}」と書いた位置にカーソルが自動的に移動します。これは便利です。

カーソルをどこに移動させるかは工夫次第です。

(「{#cursor}」を書いていない場合は、登録した文章の最後にカーソルが移動します。)

P10

例として、呼び出す文章の冒頭「様」の前に「{#cursor}」を書きました。照会先の相手の名前を書くために「様」の前にカーソルを自動的に移動して文末から移動する手間をなくしました。

P11

「Phrase content」の中に、別の「Phrase content」を入れることも「INSERT」でできます。

マクロの関数は他にもいろいろありますので組み合わせて複雑なことができますが、先ずは「cursor」だけでも便利さを実感できると思います。

Macで利用しているスニペットツール『Dash』と比べると、PhraseExpressは私には見た目がわかりずらく、昨年12月にセミナーで教わってからも、WIndowsPCではスニペットツール(PhraseExpress)を利用していませんでした。

“3つの便利”だけであれば、スニペットツールをはじめて利用する方でも簡単に使いはじめて、便利さを実感できると思い、紹介しました。

無料のアプリですがとても便利です。

PC作業効率を改善して、残業を減らして早く帰る、慌てて作業をせずに仕事に少しでもゆとりを持てるようにできると良いと思います。

昨日の1日1新

HDMIケーブルでMacBook AirからTVに出力。

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小倉 健二 ( 特定社会保険労務士 )東京都 ※相談は新宿近辺にて

小倉健二(おぐらけんじ) 1965年生まれ53歳。連れ合い(妻)と子ども2人。 労働者の立場で労働問題に関わって30年。 2005年(平成17年)12月から社会保険労務士(社労士)として活動開始。 2007年(平成19年)4月1日特定社会保険労務士付記。 2011年(平成24年)1月30日行政書士試験合格
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