MacでPDFにアウトライン(見出し)を作るのはPDFOutlineが便利

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ページ数が多いPDFファイルにはアウトライン(見出し)を作成すると便利です。
MacPCでPDFファイルにアウトラインを作成するには、アプリPDFOutlineを使うのがラクですので紹介します。

IMG 5489

PDFファイルはアウトラインを作成してタブレットで見るのが便利

紙の資料をへらしてデジタルデータへと代えていくにはPDFファイルが便利です。

縦長のPDFファイルを見るにはPCよりも縦で画面を見られるタブレットが適しています。

私はiPadAir(第5世代)を使っています。

iPadAirの筐体はだいたいB5サイズで、ベゼル(枠)の部分がありますので画面はもう少し小さく10.9インチです。

A4サイズで印刷することを前提につくられた行政の資料も10.9インチ画面のiPadAirでもなんとかなるかなという感じです。

それでも紙のようにパラパラとめくって目当てのページを見つけるのはむずかしいので、ページ数が多い資料には見出し(アウトライン)を作成するのがおすすめです。

たとえばこの厚生労働省の資料は全部で179ページありますが、目次の部分を該当するページにアウトラインを作成しました。

アウトライン完成

目次と同じアウトライン一覧を表示させて、目当てのアウトラインをタップすれば一瞬で該当するページが開きます。

31ー2

31ー3

PDFファイルに目次部分のアウトラインを作成することで、紙の資料ではできないデジタルデータならではの使い方ができるようになります。

iPadでPDFファイルにアウトラインを作成するにはApp StoreからダウンロードできるPDFExpertが便利です。

こちらの記事で紹介しました。

iPadAir(第5世代)で資料を見るにはPDF Expertで階層化したアウトライン作成する

この記事ではMacPCでアウトラインの作成とアウトラインの階層化がどちらも簡単にできるアプリPDFOutlineを紹介します。

Macアプリ【PDFOutline】ショートカットキー(⌘キー+1つのキー)でアウトラインの作成・階層化ができる

Macアプリ【PDFOutline】はアウトライン作成・階層化のどちらもショートカットキーで簡単にできます。

アウトラインを作成したいページを開いて、ショートカットキーでアウトラインを作成し、階層化することができます。

あとからいつでもアウトラインの追加・修正ができますので、今は読まないことがわかっているページにはアウトラインを作成しないで手間をはぶくのも1つの方法です。

この記事の上で、写真を載せた例は「2022年4月雇用保険事務手続きの手引」で179ページのPDF資料です。

この179ページのPDF資料に、見出し17、小見出し83、合計100のアウトラインを作成し階層化しました。

たくさんのアウトラインを作成・階層化するときには、簡単なキー操作だけでサクサクとできると便利です。

「⌘」キー + 「N」キーでアウトライン作成

まだアウトラインがない状態のPDFファイルです。

アウトライン無

アウトラインを作成したいページをひらきます。

アウトラインを作成したいページをひらいた状態で、
「⌘」キーを押して、「⌘」キーを押したまま「N」キーを押します。

New Outline

すると、画面左のアウトライン部分に「New Outoline」と表示されて新しいアウトラインが作成されました。

「New Outoline」は選択された状態ですので、このまま見出しとなるアウトラインの名前を入力します。

本文の見出しからコピーして貼り付けることもできます。

New Outline2

「return」キーで確定すると、アウトラインができあがります。

New Outline3

階層化して下位階層にするアウトラインも、同じ方法で作成します。

New Outline4

1つひとつするよりも、あとからまとめて階層化した方がラクです。

「⌘」キー+「→」キーで階層化

下位の階層にしたいアウトラインを選択します。

階層化1

下位の階層にしたいアウトラインを選択したら、「⌘」キーを押して、「⌘」キーを押したまま「→」(右矢印)キーを押します。

階層化2

階層化3

同じ位置に表示されていたアウトラインでしたが、階層化で下位になったアウトラインは少し右に移動しています。

上位の階層のアウトラインには下向きの矢印が表示されます。

階層化4

上位の階層のアウトラインに表示された下向きの矢印をクリックすると、下位階層のアウトラインが非表示になり、上位階層のアウトラインの下向きの矢印が右向きの矢印にかわります。

右向きの矢印が表示されたアウトラインには表示されていない下位のアウトラインがあることがわかります。

アウトライン閉

右向きの矢印をクリックすると、下位のアウトラインが表示されます。

アウトライン開

矢印のクリックの代わりに、キーボードの「→」(右矢印)キーと「←」(左矢印)キーでも同じ操作ができます。

今回は2階層でアウトラインを作成しましたが、同じ方法で簡単にさらに深く階層化することができます。

PDFOutlineはApp Storeからダウンロードする(370円)

Macアプリ「PDFOutline」はApp Storeからダウンロードして利用するので安心感があるかなと思います。

PDFOutoline370円

行政の資料は改訂がよくありますので、そのたびに印刷し直すのは手間もお金もかかりますが、PDFファイルを手にいれれば手間もお金もかかりません。

PDFファイルにアウトラインを作成すること自体は手間がかかる作業ですが一度作成すれば、ラクになります。

ショートカットキーでサクサクと作業をして手間そのものもできるだけへらしましょう。

【編集後記】

今週の金曜日からゴールデンウィークがはじまりますね。
私自身は特に変わりなく普段どおりの仕事です。

人混みにでかける予定はありませんが、それでもどこでも混むでしょうからゴールデンウィークはさけて前後にポタリングに出かける予定です。

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小倉健二(労働者のための社労士・労働者側の社労士)Office新宿(東京都)

小倉健二(おぐらけんじ) 労働者のための社労士・労働者側の社労士 労働相談、労働局・労働委員会でのあっせん代理 労災保険給付・障害年金の相談、請求代理 相談・依頼ともに労働者の方に限らせていただいています。  <直接お会いしての相談は現在受付中止> ・mail・zoomオンライン対面での相談をお受けしています。 ・30分無料zoomオンライン相談「相談・依頼の申込み」フォームから受付中。 1965年生まれ57歳。連れ合い(妻)と子ども2人。  労働者の立場で労働問題に関わって30年。  2005年(平成17年)12月から社会保険労務士(社労士)として活動開始。 2007年(平成19年)4月1日特定社会保険労務士付記。 2011年(平成24年)1月30日行政書士試験合格  
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