Excelピボットテーブルの更新をラクにする方法

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Excelのピボットテーブルは便利ですが、元となるデータを変更したらピボットテーブルを【更新】する必要があります。自動的に更新されるわけではありません。

Excelピボットテーブルを【更新】するのをついウッカリして忘れるのをふせぐなら、マクロを利用して更新を自動化してしまえばラクです。

ピボットテーブルの更新の方法とマクロでの自動化を紹介します。

Excelのピボットテーブルは【更新】が必要

Excelのデータを簡単に集計できるピボットテーブル。
ピボットテーブルは作成するのは簡単ですし便利です。

ピボットテーブル作成後にデータを追加するのでしたら、データソースは範囲指定ではなくテーブルを指定して利用するのが便利です。

Excelテーブル作成

しかしテーブルを利用しても、集計する対象となるデータを追加しただけでは、ピボットテーブルの集計結果は変更されません。

データを変更(追加・修正・削除)したら、ピボットテーブルは更新する必要があります。

「集計するデータを追加入力し終えて、ホッとしてしまいついウッカリして更新せずにピボットテーブルを印刷してしまった・・・」

こんなことはありませんか?

対象となるデータを追加・削除・修正といった変更するたびに集計し直して、Excelの動作が重くなることをさけるためなのでしょうが、めんどうです。

少しでも手間をへらして更新したいですし、できることなら自動的に更新してほしいところです。

ピボットテーブルの更新。

  • 少しでも更新の手間をへらすためには、ショートカットキーを使います。
  • 自動的に更新させるためには、マクロを作成します。

Excelのピボットテーブルを【更新】する方法

Excelのピボットテーブルを更新するには、リボン(メニュー)から操作する方法、右クリック(コンテキストメニュー)からの操作、そしてショートカットキーを利用する方法があります。

Excelのピボットテーブルの【更新】

  • リボン(メニュー)から操作する
  • 右クリック(コンテキストメニュー)からの操作
  • ショートカットキーを利用する

どの方法も、ピボットテーブル内のセルを選択した状態で行なう必要があります。

Excelのピボットテーブル【更新】をリボン(メニュー)から行なう方法

ピボットテーブル内のセルを選択(クリックして移動)すると、メニュー(リボン)に[ピボットテーブル分析]タブが表示されます。

Excelのメニュー(リボン)から[ピボットテーブル分析]タブをクリックします。

開いたメニューから[更新]をクリックし、プルダウンメニューから[更新(R)]をクリックします。

ピボットテーブル更新0

Excelのピボットテーブル【更新】を右クリック(コンテキストメニュー)から行なう方法

ピボットテーブル内のセルを選択(クリックして移動)して右クリックして、表示されたコンテキストメニューから[更新(R)]をクリックする。

ピボットテーブル更新

Excelのピボットテーブル【更新】のショートカットキーは[alt]キー+[F5]キー

リボン(メニュー)の[ピボットテーブル分析]タブの[更新]から[更新(R)]にカーソルを移動すると、「更新(Alt+F5)」と表示されます。

ピボットテーブル更新0 2

ここに表示されている「(Alt+F5)」([Alt]キーを押したまま[F5]キーを押す)がピボットテーブルを更新するショートカットキーです。

データソースのテーブルにデータを追加した・データを修正したら、ピボットテーブル内のセルを選択して「(Alt+F5)」でピボットテーブルを更新する。

操作としては、ショートカットキーを使うのが一番ラクな方法です。

Excelのピボットテーブル【更新】マクロを使えば、更新忘れの心配なくラク

「(Alt+F5)」でピボットテーブルを更新する。

2本の指で簡単にできる操作なのでショートカットキーは覚えておいて損はありません。

操作は簡単ですが、テーブル化したデータソースに追加・修正したら【更新】するということは覚えておかなければいけません。

データを入力したら自動的にピボットテーブル更新するマクロを作ってしまえば、ピボットテーブルを更新するという「注意」が必要なくなります。

「データソースが更新された時のみ、ピボットテーブルを更新させるマクロ」でGoogleを検索( 2022/02/09 15:31)してみると114,000件みつかりました。

同じことを考える人はたくさんいるようです。

一番簡単な方法は、ピボットテーブルとデータソースとなるテーブルを別々のSheetにすることです。

当たり前のことですが、ピボットテーブルを見るにはピボットテーブルのあるSheetを選択します。

「ピボットテーブルがあるSheetを選択したら、ピボットテーブルを更新する」をマクロにすれば、ピボットテーブルの【更新】忘れはなくなります。

VBAのマクロですが、簡単な内容ですので大丈夫です。

ピボットテーブルがあるSheetを選択してSheet名を右クリックする

Sheet右クリック

右クリックして表示されたコンテキストメニューから「コードの表示」をクリックします。

コードの表示

Sub refresh

VBAマクロを書くエディター(VBE)が開いたら、下の枠線内をコピーしてコードウィンドウにペーストします(貼りつけます)。

Sub refresh()

ActiveWorkbook.RefreshAll

End Sub

「Sub refresh」はマクロの名前です。

「Sub」の後ろの「refresh」は変更しても大丈夫です。(使えない文字もありますが)

保存してVBEをとじます。

ピボットテーブルのデータソースとなるテーブルのデータに追加・修正・削除をしたら、ピボットテーブルがあるSheetを選択します。

更新された状態になったピボットテーブルが表示されます。

試してみましょう。

【編集後記】

簡単な操作であっても、操作せずに自動的に実行されれば「ついウッカリ」操作し忘れる心配がありません。

思いついたらネットで調べてみると、意外に簡単な方法が見つかることもありますので試してみましょう。

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小倉健二(労働者のための社労士・労働者側の社労士)Office新宿(東京都)

小倉健二(おぐらけんじ) 労働者のための社労士・労働者側の社労士 労働相談、労働局・労働委員会でのあっせん代理 労災保険給付・障害年金の相談、請求代理 相談・依頼ともに労働者の方に限らせていただいています。  <直接お会いしての相談は現在受付中止> ・mail・zoomオンライン対面での相談をお受けしています。 ・30分無料zoomオンライン相談「相談・依頼の申込み」フォームから受付中。 1965年生まれ56歳。連れ合い(妻)と子ども2人。  労働者の立場で労働問題に関わって30年。  2005年(平成17年)12月から社会保険労務士(社労士)として活動開始。 2007年(平成19年)4月1日特定社会保険労務士付記。 2011年(平成24年)1月30日行政書士試験合格  
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