Mac【Automator】PDFファイルを小さくするプログラムを作る方法

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Macにはじめから入っている標準アプリだけでPDFファイルを小さくする方法を2つの記事で紹介しました。

1回目の記事
Mac標準アプリ【プレビュー】でPDFファイルサイズを簡単に小さくする方法

2回目の記事
Mac標準アプリ【ColorSyncユーティリティ】PDFの品質・解像度をカスタマイズしてサイズ小さくする方法

3回目のこの記事(最終回)では、1回目2回目の記事で紹介したPDFファイルを小さくするプログラムを作ります。

Mac標準のアプリ【Automator】でプログラムを作って自動的にPDFファイルのサイズを小さくすると便利

MacでPDFファイルのサイズを小さくする。

たまにしか行わない、ときどき行なうけれど1つか2つのファイルだけ。

それでしたら1回目の記事で紹介した[プレビュー]アプリから操作するのが簡単です。

  1. [プレビュー]アプリでPDFファイルを開き
  2.   メニュー[ファイル]から[出力]をクリック
  3. [Quartzフィルタ]を[ファイルサイズを減らす]選択
  4. [保存]をクリックする

これだけで、ファイルサイズを小さくしたPDFファイルができるので簡単です。

詳しくはこちらの記事で紹介しています。

Mac標準アプリ【プレビュー】でPDFファイルサイズを簡単に小さくする方法

この方法で小さいサイズでファイル出力したPDFファイルがぼやけて不鮮明なら

ColorSyncユーティリティでReduce File Size のフィルターを作成して自分好みにカスタマイズした品質や解像度でPDFファイルを小さくする方法があります。

具体的な方法はこちらの記事で紹介しています。

Mac標準アプリ【ColorSyncユーティリティ】PDFの品質・解像度をカスタマイズしてサイズ小さくする方法

この作業を何度も繰り返す、または、たくさんのPDFファイルのサイズを小さくするなら、Automatorでプログラムを作ってしまうと便利です。

Automatorで作ったプログラムのアイコンにPDFファイルをドラッグ&ドロップするだけで一瞬でファイルサイズを小さくしたPDFファイルが出来上がります。

AutomatorはMacに標準で入っているアプリです。

Macの操作を自動化してプログラムを簡単につくれるアプリです。

  • 「Automator」は使ったことがない。
  • 「プログラム」を作ったことがない。

そんな方も大丈夫です。

自動実行したい操作をドラッグ&ドロップして保存するだけの簡単な操作でプログラムが出来上がります。

Macアプリ【Automator】でPDFファイルのサイズを小さくするプログラムを作る方法

Launchpad から下のアイコンをタップするか

Automator

Finderから[Automator.app]を選択してアプリを開きましょう。

AutomatorApp

[書類の種類を選択してください:]から[アプリケーション]を選んでから[選択]をクリックします。

スクリーンショット 2021 01 19 15 53 40 1

[変数]に「PDF」と入力します。

(PDFの操作についてのアクションにしぼりこまれて表示されます。)

スクリーンショット 2021 01 19 15 59 00

[QuartzフィルタをPDF書類に適用]を選択して、[return]キーを押します。

スクリーンショット 2021 01 19 16 04 22

オリジナルの(元の)PDFファイルは変更しないで、小さなファイルサイズのPDFファイルを新たに出力するには

[追加]を選択して、[return]キーを押します。

スクリーンショット 2021 01 19 16 09 20 1

この写真での[保存先]は「デスクトップ」が指定されています。プログラムを保存したい保存先を指定しましょう。

スクリーンショット 2021 01 19 16 16 43

[フィルタ]は「なし」になっているのを、緑色の丸で囲った部分をクリックしてフィルタを表示させます。

スクリーンショット 2021 01 19 16 14 18

[ファイルサイズを減らす]が1回目の記事(Mac標準アプリ【プレビュー】でPDFファイルサイズを簡単に小さくする方法)で紹介しているプレビュー]アプリの[ファイル]メニューから[書き出す]で[Quartzフィルタ]で選択した[ファイルサイズを減らす]フィルタです。

赤い四角の線で囲んだ[PDF小サイズ化]が2回目の記事(Mac標準アプリ【ColorSyncユーティリティ】PDFの品質・解像度をカスタマイズしてサイズ小さくする方法)で作成したオリジナルでカスタマイズしたファイルサイズを小さくしてPDFファイルを作成するフィルタです。

自分が自動実行させたいフィルタを選択します。

スクリーンショット 2021 01 19 16 28 06 1

メニュー[ファイル]から[保存]を選択します。(または[command]キーを押しながら[s]キーを押します。)

スクリーンショット 2021 01 19 16 32 22

[名前](ファイル名)を指定して[保存]をクリックします。

スクリーンショット 2021 01 19 16 35 31

アプリ[Automator]のプログラムができました。

保存されたAutomatorアプリのアイコンの上に、ファイルサイズを小さくしたいPDFファイルをドラッグ&ドロップします。

これだけで、ファイルサイズを小さくしたPDFファイルが自動的に出力されます。

複数のファイルを選択した状態でPDFファイルをドラッグ&ドロップすれば、一度にまとめて作業が実行されます。

1〜2つのファイルなら以下の1〜4の順番で実行しても良いのですが、たくさんのファイルについて繰り返し作業するのは手間と時間のムダです。

  1.   アプリ[プレビュー]で開いて
  2. [ファイル]メニューから[出力]をクリックし
  3. [Quartzフィルタ]からフィルタを選択し
  4. [保存]をクリックする

繰り返す作業は一度プログラムを作ってしまえば、あとは一瞬で操作が完了します。

試してみていただければと思います。

仕事は頑張らない。工夫してラクをめざす!

頑張って作業速度を早めるのではなく、繰り返す作業はプログラムを作って頑張らずに仕事をしてみてはいかがでしょう。

この記事はMacの[Automator]アプリを使った自動実行プログラムの作り方の紹介ですが、仕事ではWindowsの方のほうが多いでしょう。

WindowsでもMacでも使えるExcelのマクロから仕事を効率化するのもオススメです。

Excelマクロについては、こちらの記事も参考にしていただければと思います。

Excelで開いているSheetの“いま選択しているセルのある行”を色付けして表示させて見やすくする。「ActiveLine_Highlight()」マクロの紹介

別のマクロを「call」で呼び出す。Excel VBA マクロ作成も仕事も小さい単位にして組み合わせる。

今の自分でも少し工夫すればできることから効率化にチャレンジして、頑張らずに働くことを目指す、残業をしないで早く帰って自分の時間を大切にしていきましょう。

【編集後記】

用事があって昨日は久しぶりに新宿に行きました。

前から気になっていたiPhone12 miniをヨドバシカメラでみました。

筐体いっぱいの画面なので小さいのに見やすい。

小さくて持ちやすく軽くて画面が大きい。

これで指紋認証になったら買います。

2021-01-21西新宿

昨日の1日1新 スターバックス 新宿エルタワー店

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小倉健二(労働者のための社労士・労働者側の社労士)Office新宿(東京都)

小倉健二(おぐらけんじ) 労働者のための社労士・労働者側の社労士 労働相談、労働局・労働委員会でのあっせん代理 労災保険給付・障害年金の相談、請求代理 <直接お会いしての相談は現在受付中止> ・mail・zoomオンライン対面での相談をお受けしています。 ・30分無料zoomオンライン相談(期間限定)「相談・依頼の申込み」フォームから受付中。 1965年生まれ55歳。連れ合い(妻)と子ども2人。 労働者の立場で労働問題に関わって30年。 2005年(平成17年)12月から社会保険労務士(社労士)として活動開始。 2007年(平成19年)4月1日特定社会保険労務士付記。 2011年(平成24年)1月30日行政書士試験合格
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